Konec papírování: podepsáno během pár minut
Podepisování smluv už dávno nemusí znamenat tisk, osobní schůzku a výměnu šanonů. Díky elektronickému podpisu dnes realitní kancelář zvládne uzavřít smlouvu během pár minut, navíc bezpečně, právně závazně a bez zbytečné administrativy. Jenže ne všechny elektronické podpisy jsou stejné a ne každý klient přesně ví, co od nich čekat. Pojďme si to rozebrat jednoduše a prakticky.
Tři úrovně elektronických podpisů, a kdy který použít
V Evropě (a tedy i v České republice) platí jasná pravidla, která stanovuje zejména nařízení eIDAS. V České republice jej pak doplňuje také zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Dle nařízení eIDAS rozlišujeme tři úrovně elektronického podpisu, od nejjednodušší po tu právně nejsilnější.
Jednoduchý (prostý) elektronický podpis (SES)
To je ten úplně základní – kliknutí na tlačítko „Souhlasím“, napsání jména do e-mailu nebo potvrzení formuláře. Hodí se tam, kde nejde o právní závazek, ale spíš o projev vůle, třeba při rezervaci prohlídky nebo potvrzení zájmu o nabídku. Jeho výhodou je rychlost a jednoduchost, ale právní síla je omezená. Používá se hlavně pro interní a nezávazné procesy.
Pokročilý (zaručený) elektronický podpis (AES)
Tady už se ověřuje, že daný člověk je skutečně tím, za koho se vydává, typicky pak pomocí e-mailu, SMS kódu, ověřené identity či ideálně pomocí Bank iD. Většina realitních kanceláří používá právě tento typ podpisu, protože představuje ideální kompromis mezi jednoduchostí a právní jistotou. Dokážeš s ním bezpečně uzavřít běžnou zprostředkovatelskou nebo rezervační smlouvu. Navíc vzniká tzv. auditní záznam, tedy důkaz, kdo, kdy a odkud dokument podepsal.
Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)
To je „těžká váha“ mezi podpisy, plně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu podle nařízení eIDAS. Vytváří se pomocí kvalifikovaného certifikátu, který vydává akreditovaný poskytovatel důvěryhodných služeb, například PostSignum, I.CA nebo První certifikační autorita. K podepsání se používá buď speciální zařízení (token, čipová karta), nebo cloudová služba s vyšším stupněm zabezpečení.
Kvalifikovaný podpis se využívá hlavně tam, kde je nutná absolutní právní jistota, typicky při podání na katastr nemovitostí, komunikaci s úřady nebo převodech vlastnických práv. Je naprosto bezpečný, ale vyžaduje více technických kroků a aktivní spolupráci klienta.
housefly umí pracovat s více úrovněmi ověření a elektronického podepisování. V praxi to znamená, že systém umožňuje:
Dvoufaktorové ověření (např. e-mail + SMS či KYC) – vhodné pro běžné realitní smlouvy, dohody či předávací protokoly.
Podpis s ověřením přes BankID – klient se identifikuje bankovní identitou, čímž se zaručeně prokáže jeho totožnost, a následně vytvoří zaručený elektronický podpis.
Makléř si tedy může zvolit úroveň podpisu podle povahy smlouvy i technických možností klienta, od jednoduchého ověřeného podpisu až po využití KYC či Bank iD.
Jak zajistit, aby podpis proběhl hladce
Technologie bývá spolehlivá. Co už tak spolehlivé nebývá, je lidský faktor. Nejčastější zádrhele při elektronickém podepisování totiž nevznikají kvůli systému, ale kvůli drobným chybám v komunikaci.
Typické problémy:
- Klient nedostane e-mail, protože skončí ve spamu.
- Byla zadána špatná e-mailová adresa nebo chybí diakritika.
- Klient neví, co přesně má udělat, nebo se bojí, že jde o podvod.
- Používá starý prohlížeč, má vypnuté cookies nebo výpadek připojení.
Co pomáhá:
- Vysvětlit proces předem. Krátce klientovi popsat, co se bude dít a že e-mail s podpisem přijde z důvěryhodné adresy.
- Použít jasný a srozumitelný e-mail. Žádné technické výrazy, spíš formulace jako „kliknutím potvrdíte podpis smlouvy“.
- Buďte na telefonu. Nabídněte klientovi, že vám může zavolat, pokud si nebude jistý.
- Zkontrolujte doručení. Po podpisu si ověřte, že klient dostal kopii podepsaného dokumentu, působí to důvěryhodně a transparentně.
Když elektronický podpis není možný
Občas se stane, že klient nemá potřebné technické vybavení, nemá přístup k e-mailu nebo se jednoduše v online podepisování necítí jistě. Ani v takové situaci ale není nutné vracet se k papírování. V praxi to lze vyřešit velmi jednoduše: makléř za klientem zajede a podpis proběhne na jednom zařízení, například na tabletu, notebooku nebo mobilním telefonu.
Klient dokument otevře, projde si ho a podepíše přímo na obrazovce. Podpis se okamžitě uloží do systému a obě strany mají jistotu, že je vše právně v pořádku. Takový přístup spojuje to nejlepší z osobního kontaktu a digitální efektivity. Klient má pocit jistoty, makléř nemusí tisknout a celý proces zůstává kompletně elektronický.
Co říká české právo
Elektronické podpisy v Česku se řídí evropským nařízením eIDAS (EU 910/2014) a zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. To znamená, že:
- Elektronický podpis může mít stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis, pokud je možné prokázat identitu podepisujícího a jeho úmysl.
- Není povinnost používat vždy kvalifikovaný podpis, u běžných realitních smluv stačí zaručený podpis s ověřením.
- Důležité je mít auditní stopu, tedy přesný záznam, kdy, odkud a kým byl dokument podepsán.
- Podpisy přes BankID nebo dvojité ověření (e-mail + SMS) jsou v běžné praxi naprosto v pořádku a právně uznatelné.
Závěr
Elektronický podpis není jen technologický trend. Je to způsob, jak realitní kanceláře šetří čas, minimalizují chyby a zvyšují komfort klienta. Klíčem je kombinace bezpečnosti, srozumitelnosti a důvěry. Pokud má klient jasné instrukce a ví, že dokument přichází z ověřeného systému, podepisování se stane stejně přirozeným, jako když dřív přiložil pero k papíru.
housefly staví automatizaci právních procesů přímo pro realitní kanceláře, a to od generování smluv přes elektronické podepisování až po kontroly v registrech a napojení na katastr. Zajímá vás to? Ozvěte se nám na obchod@housefly.cz, rádi vám poradíme.