Kde se ve smlouvách nejčastěji chybuje
Papírové smlouvy mají jedno společné, a tím jsou chyby. Překlepy, špatné údaje, chybějící přílohy, neaktuální vzory nebo různé verze téhož dokumentu. Každý, kdo někdy připravoval realitní smlouvu ručně, ví, jak snadno může dojít k drobnému přehlédnutí, které později znamená právní problém.
Dobrá zpráva? Většinu těchto chyb už dnes dokáže eliminovat automatizace právních procesů. Pojďme se podívat, kde se chyby nejčastěji rodí, a jak je automatizace pomáhá odstraňovat dřív, než vůbec vzniknou.
Překlepy a chybné osobní údaje
Typická situace: makléř přepíše jméno nebo rodné číslo, chybí písmenko v adrese nebo IČO.
Lidsky pochopitelné, ale právně fatální. Špatně uvedený údaj může znamenat neplatnou smlouvu nebo nutnost znovu podepsat celý dokument.
Jak to řeší automatizace:
housefly čerpá údaje přímo z registrů nebo z předvyplněných šablon. Systém kontroluje formát, správnost a konzistenci dat, například upozorní, když IČO či RČ neodpovídá správnému formátu, nebo když je uvedena neexistující e-mailová adresa. Makléř tak neztrácí čas opravami a klient nepřichází o důvěru.
Chybějící přílohy a přípisky „dodáme později“
Mnoho realitních kanceláří má ve zvyku smlouvu uzavřít i bez kompletních příloh. Typicky bez plné moci nebo listu vlastnictví. To se ale může právně vymstít. Pokud chybí povinná příloha, smlouva může být neplatná nebo právně napadnutelná. Často pak vznikají spory o to, co bylo skutečně sjednáno, nebo jestli měl zástupce vůbec oprávnění jednat.
Jak to řeší automatizace:
housefly hlídá, aby ke každé smlouvě byly připojeny všechny povinné přílohy podle typu transakce. Díky tomu má realitní kancelář jistotu, že dokumentace je kompletní a odpovídá požadavkům pro daný typ obchodu.
Neaktuální vzory smluv
Častý a nebezpečný evergreen: používání starých šablon. Realitní právo se mění, a co bylo v pořádku před rokem, dnes nemusí obstát. Staré formulace, neplatné odkazy na paragrafy nebo chybějící GDPR doložky mohou mít vážné následky.
Jak to řeší automatizace:
housefly pracuje výhradně s aktuálními právními vzory, které jsou pravidelně kontrolovány a aktualizovány právním týmem. Makléř tak nikdy nepracuje se starou verzí, systém mu automaticky nabídne tu nejnovější, schválenou variantu. Odpadají tak jakékoliv pochybnosti o platnosti či aktuálnosti textu.
Špatné varianty textů podle typu transakce
Realitní praxe má mnoho variant: výhradní / nevýhradní smlouva, fyzická / právnická osoba, koupě / pronájem / podnájem. Každý z těchto případů má jiné náležitosti a formulace. Makléř, který přepisuje smlouvy ručně, snadno přehlédne odstavec, který do daného typu případu nepatří.
Jak to řeší automatizace:
housefly při vytváření smlouvy automaticky přizpůsobí odstavce smlouvy podle vybraného typu transakce. Makléř pouze v rámci jednoduchého formuláře odpoví na několik jednoduchých otázek, systém pak sám vybere správné znění klíčových ustanovení. Výsledek? Právně přesný dokument bez ručního zásahu a bez rizika záměny.
Nejasnosti při verzování smluv
Při práci s dokumenty se i v rámci jedné kanceláře může stát, že vznikne víc verzí téže smlouvy, například po opakovaných úpravách nebo doplnění údajů od různých makléřů. Bez jasné evidence verzí pak není jisté, která z nich je ta aktuální.
Jak to řeší automatizace:
V systému housefly se každá změna smlouvy ukládá automaticky. Systém přesně zaznamenává, kdo a kdy úpravu provedl, a umožňuje kdykoliv obnovit předchozí verzi dokumentu. Díky tomu má makléř jistotu, že pracuje s finálním zněním a že celý postup je zpětně dohledatelný.
Méně chyb, více jistoty
Automatizace v právních procesech není o nahrazení makléře. Je o odstranění rutinních chyb, které vznikají prostě tím, že lidé pracují pod tlakem a s desítkami dokumentů denně. Systém, který hlídá formu, přílohy i aktuálnost textu, dává makléřům prostor soustředit se na to, co má skutečnou hodnotu – klienta a obchod.
Realitní trh se digitalizuje a klienti očekávají profesionalitu a jistotu. Pokud kancelář dokáže garantovat, že její smlouvy jsou správné, kompletní a právně v pořádku, získává konkurenční výhodu i důvěru. Automatizace v systému housefly tuto jistotu přináší. Bez stresu, papírů a opakovaných kontrol.
Systém housefly pomáhá realitním kancelářím mít smlouvy správné, úplné a právně v pořádku. Automatizuje tvorbu dokumentů, hlídá jejich aktuálnost a zajišťuje bezpečné elektronické podepisování. Chcete vědět, jak může housefly snížit chybovost ve vaší kanceláři? Napište nám na obchod@housefly.cz, rádi vám ukážeme, jak na to v praxi.