Proč jsou realitky lákavý cíl
Realitní kancelář má v počítači víc citlivých údajů, než si často uvědomuje. Jména, rodná čísla, kopie dokladů z AML identifikace, čísla bankovních účtů, výpisy z katastru i podepsané smlouvy. Únik takových dat znamená ztrátu důvěry klientů, nepříjemné vysvětlování a v horším případě i řízení u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Co po vás chce GDPR
Zpracovávat osobní údaje smíte jen s právním titulem. U realitky jde typicky o plnění smlouvy a o právní povinnost, například podle AML zákona. Klienty musíte o zpracování informovat, uchovávat jen to, co potřebujete, a jen po nezbytnou dobu. Údaje je také třeba přiměřeně zabezpečit a závažné porušení zabezpečení ohlásit dozorovému úřadu do 72 hodin od jeho zjištění. U AML dokumentace přitom platí povinnost uchovávat údaje deset let.
Sedm pravidel bezpečné kanceláře
1. Každý svůj účet
Sdílené přihlašovací údaje „pro celou kancelář“ jsou pohodlné, ale nikdy pak nezjistíte, kdo co udělal. Každý makléř i asistentka potřebují vlastní účet.
2. Role a oprávnění
Ne každý musí vidět všechno. Asistentka připravující inzerci nepotřebuje přístup ke kopiím dokladů a externí spolupracovník nemá co dělat v zakázkách kolegů.
3. Dvoufázové ověření
Heslo může uniknout, telefon v kapse má útočník mnohem hůř. Dvoufázové ověření je dnes základ a mělo by být povinné pro všechny uživatele.
4. Doklady nepatří do e-mailu ani do chatu
Fotka občanského průkazu poslaná přes WhatsApp nebo e-mail zůstane v telefonu i ve schránce ještě roky. Doklady ukládejte jen tam, kde k nim mají přístup oprávněné osoby.
5. Odchod kolegy
Když makléř odchází, jeho přístupy rušte ještě týž den. Zakázky ale musí zůstat kanceláři, ne v jeho osobním e-mailu nebo na flashce.
6. Logování a verzování
Při sporu s klientem nebo kontrole je k nezaplacení vědět, kdo dokument změnil, kdy a co přesně bylo v původní verzi.
7. Mazání po skončení lhůt
Uchovávat údaje navždy „pro jistotu“ GDPR nedovoluje. Nastavte si, co se po uplynutí zákonných lhůt maže nebo anonymizuje.
Jak to řeší housefly
V housefly nastavíte uživatelské role a oprávnění tak, aby každý viděl jen to, co potřebuje. Aplikace umí vynutit dvoufázové ověření a pravidelnou změnu hesel, loguje aktivity uživatelů a verzuje automatizované dokumenty. Větší kanceláře mohou využít i jednotné přihlášení přes SSO.
Chcete vidět, jak to vypadá v praxi? Napište nám na obchod@housefly.cz a domluvíme si krátkou ukázku.